راهکار جامع اطلس ارباب رجوع

راهکار جامع اطلس ارباب رجوع

نرم افزار مدیریت ارباب رجوع

برنامه ریزی و نظارت آسان بر تردد ارباب رجوع در سازمان شما

اگر روزانه افراد زیادی در سازمان شما تردد میکنند و بخش قابل توجهی از این افراد به عنوان ارباب رجوع یا میهمان هستند، بنابر این شما با یک چالش بزرگ روبرو هستید. خبر خوب این که ما در شناسایی و رفع این چالش تلاش های زیادی نموده ایم و سطح بالایی از امنیت را با حفظ چابکی در عملکرد و حد بالای احترام به میهمانان برای شما فراهم خواهیم نمود.

سامانه مدیریت ارباب رجوع

نرم افزار مدیریت ارباب رجوع بعنوان یکی از قسمت های اصلی سامانه جامع اطلس، فرآیند کامل تردد ارباب رجوع شامل مراحل درخواست ملاقات توسط میهمان، درخواست آفیش توسط میزبان، تایید توسط حراست، صدور کارت تردد، ثبت تردد و نظارت لحظه به لحظه را بصورت کاملا Paperless فراهم میکند. همچنین با ارایه گزارشات متنوع و آنلاین، تصویر شفاف و دقیقی از وضعیت حضور مراجعین در اختیار واحد حراست میگذارد.

امکان برقراری ارتباط با ماژو ل های دیگر مانند سامانه کنترل تردد، سامانه تغذیه و سایر سامانه های موجود در سازمان ها باعث یکپارچگی هر چه بیشتر و دستیابی به خدمات بهتر با حفظ بالاترین سطح امنیت خواهد شد.

visitor management

درخواست ملاقات بصورت آنلاین

ارباب رجوع میتواند جهت انجام هماهنگی لازم پیش از ملاقات، درخواست ملاقات را از طریق اینترنت ثبت و پیگیری نماید. بدین صورت که از طریق درخواست آنلاین یا برقراری ارتباط از پورتال سازمان به نرم افزار مدیریت ارباب رجوع، درخواست ملاقات برای پرسنل شما ارسال شده و با موافقت پرسنل و تاییدیه های حراست سازمان زمان ملاقات تایید و اطلاع رسانی خواهد شد.

آفیش سریع و آسـان

از آنجا که میزان رضایت ارباب رجوع به سرعت عملکرد واحد حراست ارتباط مستقیم دارد، لذا ضروری است فرایند آفیش در سریعترین حالت طراحی گردد. به همین جهت علاوه بر امکانات کامل ثبت تردد که شامل جزییات کامل میهمان از جمله وسایل همراه، مشخصات خودرو و تعیین دسترسی های لازم به امکانات سازمان شامل رستوران سازمان، شبکه WIFI و محدوده های فیزیکی و ... می باشد منوی آفیش سریع هم طراحی شده که با حداقل اطلاعات و سریعترین روش امکان تردد را برای میهمانان فراهم سازد.

امکان ثبت آفیش بصورت گروهی جهت سمینارها و جلسات بزرگ و نگهداری اطلاعات مراجعین جهت سهولت در ترددهای بعدی از دیگر مزایای این سیستم است.

اسکن مدارک میهمان

با بهره گیری از قابلیت اسکن مدارک و آرشیو این اسناد دیگر نیازی به ارائه ی مدارک شناسایی توسط میهمان در هر مراجعه نمی باشد. همچنین با اسکن مشخصات بایومتریک میتوان هویت میهمانان را در مراجعات بعدی بررسی نمود.

مدیریت جریان کارها

با توجه به اینکه فرآیندهای هر سازمانی با توجه به شرایط زمانی و تغییرات استراتژیک مرتب در حال تغییر و بهبود است لذا لازمه مهم هر سامانه ای سازگاری هرچه بیشتر با این تحولات در سریعترین زمان ممکن است. از این رو در راهکار جامع اطلس نیز موضوع جریان کاری بصورت یک ماژول بروز و پیشرفته در نظر گرفته شده است که امکان طراحی گردش کارهای مختلف مورد نیاز سامانه ارباب رجوع بصورت گرافیکی جهت سهولت و سرعت در اصلاح گردش کارهای قبلی یا تعریف گردش کارهای جدید فراهم شده است.

امکان مشاهده سابقه اقدامات انجام شده، تعریف جریانهای کاری موازی یا سری، اصلاح گردش کارها براساس شرایط جدید و حفظ سوابق قبلی در صورت جایگزینی یا اصلاح از جمله امکانات خوب این ماژول می باشد.

مدیریت لیست سیاه

تردد میهمانان در سازمان ها گاهی با حواشی همراه است. به لحاظ امنیتی لازم است تا در آینده از تردد شخص مذکور در سازمان جلوگیری گردد. از این رو قابلیت مدیریت لیست سیاه در نرم افزار مدیریت ارباب رجوع امکان ثبت اشخاص دارای منع تردد در سامان را فراهم مینماید.

نظارت لحظه به لحظه

این سامانه قابلیت نظارت لحظه به لحظه ی سازمان را از روشهای زیر فراهم مینماید:

- مشاهده ی آنلاین اتمام ملاقات ارباب رجوع با میزبان و لزوم خروج میهمان از سازمان

- مشاهده ی آنلاین ترددهای ثبت شده توسط میهمان در نقاط مختلف سازمان

- مشاهده ی آنلاین ترددهای میزبان در سازمان جهت

- مشاهده ی وضعیت حضور میزبان مشاهده ی تعداد میهمانان حاضر در سازمان

ارتباط با سیستم کنترل تردد فیزیکی

با مراجعه ی میهمان و هماهنگی ورود ایشان به سازمان لازم است تا دسترسی های لازم جهت تردد میهمان در سیستم کنترل تردد تنظیم گردد. این دسترسی میتواند شامل موارد زیر باشد:

- صدور کارت موقت میهمان

- تنظیم گیت هایی که میهمان میتواند از آنها عبور نماید.

- تنظیم طبقات در آسانسور که میهمان میتواند به آنها مراجعه نماید.

- صدور کارت تردد مدت دار جهت تردد میهمان

گزارشات متنوع و پویا

با افزایش حجم تردد میهمانان در سازمان ضمن لزوم کنترل تردد ایشان لازم است سیستم قادر به ارائه ی گزارش از سوابق مراجعات نیز باشد. نرم افزار مدیریت ارباب رجوع اطلس قادر به ارائه ی گزارشات متنوعی در این حوزه می باشد. همچنین این سیستم با برخورداری از گزارش ساز آنلاین امکان ساخت انواع گزارشات را نیز فراهم می آورد.

مدیریت ارباب رجوع، مدیریت مراجعه کنندگان، visitor management